Сортировка данных в Excel по строкам и столбцам с помощью формул. Сортировка данных по убыванию и возрастанию Как отсортировать таблицу в экселе

Дата: 31.01.2024

В этой статье я покажу Вам, как в Excel выполнить сортировку данных по нескольким столбцам, по заголовкам столбцов в алфавитном порядке и по значениям в любой строке. Вы также научитесь осуществлять сортировку данных нестандартными способами, когда сортировка в алфавитном порядке или по значению чисел не применима.

Думаю, всем известно, как выполнить сортировку по столбцу в алфавитном порядке или по возрастанию / убыванию. Это делается одним нажатием кнопки А-Я (A-Z) и Я-А (Z-A) в разделе Редактирование (Editing) на вкладке Главная (Home) либо в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) на вкладке Данные (Data):

Однако, сортировка в Excel имеет гораздо больше настраиваемых параметров и режимов работы, которые не так очевидны, но могут оказаться очень удобны:

Сортировка по нескольким столбцам

Я покажу Вам, как в Excel сортировать данные по двум или более столбцам. Работа инструмента показана на примере Excel 2010 – именно эта версия установлена на моём компьютере. Если Вы работаете в другой версии приложения, никаких затруднений возникнуть не должно, поскольку сортировка в Excel 2007 и Excel 2013 работает практически так же. Разницу можно заметить только в расцветке диалоговых окон и форме кнопок. Итак, приступим…

Сортировать данные по нескольким столбцам в Excel оказалось совсем не сложно, правда? Однако, в диалоговом окне Сортировка (Sort) кроется значительно больше возможностей. Далее в этой статье я покажу, как сортировать по строке, а не по столбцу, и как упорядочить данные на листе в алфавитном порядке по заголовкам столбцов. Вы также научитесь выполнять сортировку данных нестандартными способами, когда сортировка в алфавитном порядке или по значению чисел не применима.

Сортировка данных в Excel по заголовкам строк и столбцов

Я полагаю, что в 90% случаев сортировка данных в Excel выполняется по значению в одном или нескольких столбцах. Однако, иногда встречаются не такие простые наборы данных, которые нужно упорядочить по строке (горизонтально), то есть изменить порядок столбцов слева направо, основываясь на заголовках столбцов или на значениях в определённой строке.

Вот список фотокамер, предоставленный региональным представителем или скачанный из интернета. Список содержит разнообразные данные о функциях, характеристиках и ценах и выглядит примерно так:

Нам нужно отсортировать этот список фотокамер по наиболее важным для нас параметрам. Для примера первым делом выполним сортировку по названию модели:

В результате сортировки у Вас должно получиться что-то вроде этого:

В рассмотренном нами примере сортировка по заголовкам столбцов не имеет серьёзной практической ценности и сделана только для того, чтобы продемонстрировать Вам, как это работает. Таким же образом мы можем сделать сортировку нашего списка фотокамер по строке, в которой указаны размеры, разрешение, тип сенсора или по любому другому параметру, который сочтём более важным. Сделаем ещё одну сортировку, на этот раз по цене.

Наша задача – повторить описанные выше шаги 1 – 3. Затем на шаге 4 вместо строки 1 выбираем строку 4 , в которой указаны розничные цены (Retail Price). В результате сортировки таблица будет выглядеть вот так:

Обратите внимание, что отсортированы оказались данные не только в выбранной строке. Целые столбцы меняются местами, но данные не перемешиваются. Другими словами, на снимке экрана выше представлен список фотокамер, расставленный в порядке от самых дешёвых до самых дорогих.

Надеюсь, теперь стало ясно, как работает сортировка по строке в Excel. Но что если наши данные должны быть упорядочены не по алфавиту и не по возрастанию / убыванию?

Сортировка в произвольном порядке (по настраиваемому списку)

Если нужно упорядочить данные в каком-то особом порядке (не по алфавиту), то можно воспользоваться встроенными в Excel настраиваемыми списками или создать свой собственный. При помощи встроенных настраиваемых списков Вы можете сортировать, к примеру, дни недели или месяцы в году. Microsoft Excel предлагает два типа таких готовых списков – с сокращёнными и с полными названиями.

Предположим, у нас есть список еженедельных дел по дому, и мы хотим упорядочить их по дню недели или по важности.

Готово! Теперь домашние дела упорядочены по дням недели:

Замечание: Если Вы планируете вносить изменения в эти данные, помните о том, что добавленные новые или изменённые существующие данные не будут отсортированы автоматически. Чтобы повторить сортировку, нажмите кнопку Повторить (Reapply) в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) на вкладке Данные (Data).

Как видите, сортировка данных в Excel по настраиваемому списку – задача вовсе не сложная. Ещё один приём, которому мы должны научиться – сортировка данных по собственному настраиваемому списку.

Сортировка данных по собственному настраиваемому списку

В нашей таблице есть столбец Priority – в нём указаны приоритеты задач. Чтобы упорядочить с его помощью еженедельные задачи от более важных к менее важным, выполним следующие действия.

Повторите шаги 1 и 2 из предыдущего примера. Когда откроется диалоговое окно Списки (Custom Lists), в одноимённом столбце слева нажмите НОВЫЙ СПИСОК (NEW LIST) и заполните нужными значениями поле Элементы списка (List entries). Внимательно введите элементы Вашего списка именно в том порядке, в котором они должны быть расположены в результате сортировки.

Нажмите Добавить (Add), и созданный Вами список будет добавлен к уже существующим. Далее нажмите ОК .

Вот так выглядит наш список домашних дел, упорядоченных по важности:

Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.

Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.

Порядок сортировки в Excel

Существует два способа открыть меню сортировки:

Щелкнуть правой кнопкой мыши по таблице. Выбрать «Сортировку» и способ.
Открыть вкладку «Данные» - диалоговое окно «Сортировка».

Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:

Сортировка таблицы по отдельному столбцу:

Чтобы программа правильно выполнила задачу, выделяем нужный столбец в диапазоне данных.
Далее действуем в зависимости от поставленной задачи. Если нужно выполнить простую сортировку по возрастанию/убыванию (алфавиту или обратно), то достаточно нажать соответствующую кнопку на панели задач. Когда диапазон содержит более одного столбца, то Excel открывает диалоговое окно вида: Чтобы сохранилось соответствие значений в строках, выбираем действие «автоматически расширить выделенный диапазон». В противном случае отсортируется только выделенный столбец – структура таблицы нарушится.

Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.

Сортировка по цвету ячейки и по шрифту

Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.

Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:

Выделяем столбец – правая кнопка мыши – «Сортировка».
Из предложенного списка выбираем «Сначала ячейки с выделенным цветом».
Соглашаемся «автоматически расширить диапазон».

Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».

В открывшемся окне вводим необходимые параметры:

Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.

По такому же принципу сортируются данные по шрифту.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.

Открываем меню «Настраиваемая сортировка». Назначаем первый критерий.
Нажимаем кнопку «Добавить уровень».
Появляются окошки для введения данных следующего условия сортировки. Заполняем их.

Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.

Сортировка строк в Excel

По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:

В диалоговом окне «Настраиваемой сортировки» нажать кнопку «Параметры».
В открывшемся меню выбрать «Столбцы диапазона».
Нажать ОК. В окне «Сортировки» появятся поля для заполнения условий по строкам.

Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.

Случайная сортировка в Excel

Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.

Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.

Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.

Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.

Динамическая сортировка таблицы в MS Excel

Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.

Есть набор простых чисел, которые нужно отсортировать по возрастанию.
Ставим курсор в соседнюю ячейку и вводим формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно так. В качестве диапазона указываем весь столбец. А в качестве коэффициента – функцию СТРОКА со ссылкой на первую ячейку.
Изменим в исходном диапазоне цифру 7 на 25 – «сортировка» по возрастанию тоже изменится.

Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.

Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.

Исходные данные – перечень неких названий в произвольном порядке. В нашем примере – список фруктов.
Выделяем столбец и даем ему имя «Фрукты». Для этого в поле имен, что находится возле строки формул вводим нужное нам имя для присвоения его к выделенному диапазону ячеек.
В соседней ячейке (в примере – в В5) пишем формулу: Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание Ctrl + Shift + Enter. Размножаем формулу на весь столбец.
Если в исходный столбец будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: Добавим в диапазон «фрукты» еще одно значение «помело» и проверим:

Скачать формулы сортировки данных в Excel

Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.

Работа с таблицами во многих случаях требует анализа содержащихся в них данных. Excel предоставляет мощные средства для обработки информации, возможность построения статистических отчетов и выборки данных по условию. Но иногда достаточно просто произвести сортировку элементов, чтобы решить поставленную задачу.

Упорядочивание чисел

Сортировка чисел по возрастанию или убыванию – распространенная задача. Она помогает выстроить числовые параметры – количество товаров и клиентов, суммы продаж и доходов, и представить информацию в более наглядном виде. Сделаем в Excel сортировку этих данных.

Например, в таблице файла туристической компании хранится информация о стоимости проживания в отеле. Цена зависит от типа номера и предлагаемого питания. Турист заинтересован в поиске наиболее экономного размещения, поэтому нужно отсортировать данные по возрастанию цены.

Для этого выделяем столбец таблицы «Стоимость, руб.» и заходим на вкладку «Главная». В блоке «Редактирование» находится группа инструментов «Сортировка и фильтр». Выбираем из меню пункт «Сортировка по возрастанию».

Программа, обнаружив наличие связанных столбцов, уточняет, нужно ли выполнять сортировку в Excel только по выделенному полю, или же расширить диапазон.

Выбираем «Расширить», так как мы заинтересованы в упорядочивании полных записей таблицы, и нажимаем «Сортировка». Записи выстроены в порядке возрастания стоимости проживания.

Эта операция выполняется еще проще, если таблица отформатирована по стилю. В таком случае нужно вызвать контекстное меню столбца, щелкнув по выпадающему списку в заголовке графы. В меню находятся аналогичные команды, с помощью которых можно выполнить сортировку в Excel.

Для того чтобы числа были отсортированы верно, обратите внимание на корректность формата данных в столбце. Если значения внесены в таблицу как текст, а не число, выстраивание пройдет не в ожидаемом порядке. В таблице приведен пример сортировки чисел 10, 11, 100, 15, 110, 132 в зависимости от формата данных.

Упорядочивание текста

В Excel сортировка столбцов, содержащих текст, выполняется так же, как и операция с числами. Произведем эту команду в колонке уже известной нам таблицы цен на комнаты в отеле «Питание». Выделяем столбец кликом по его заголовку и открываем панель инструментов «Редактирование» вкладки «Главная». Теперь в выпадающем меню вместо команд сортировки по возрастанию и убыванию расположены команды сортировки от А до Я и наоборот.

Выполняем построение ячеек от А до Я, опять же указывая расширение диапазона операции.

При упорядочивании строковых данных убедитесь в том, что значения не содержат начальных пробелов, так как в таком случае желаемый порядок ячеек будет нарушен. Эта проблема случается, если информация выгружается в файл из другого источника: базы данных, стороннего приложения или другого файла.

Для форматированных таблиц сортировку в Excel выполнить еще проще. Зайдя в контекстное меню заголовка колонки, вы также увидите команды построения ячеек в порядке от А до Я и наоборот.

Упорядочивание дат

Все указанные выше операции, применимые для чисел и строковой информации, используются и для выстраивания дат и времени. Отличие состоит только в наименовании команды, для такого типа данных она называется «Сортировка от старых к новым» и наоборот. Ниже показан пример.

Для дат действует то же правило, что и для чисел: чтобы упорядочивание прошло корректно, убедитесь в том, что сортируемая информация представлена именно в формате даты, а не в текстовом.

Настраиваемые списки

Но не всегда есть возможность выстроить необходимый список штатными средствами, бывает необходимость выполнить сортировку в Excel по полям, к которым не подходит ни один из описанных выше методов. К примеру, в списке дел на неделю мы хотим выстроить задачи по дням недели.

Чтобы выполнить такую сортировку, программа предоставляет возможность использования настраиваемых списков. В MS Excel есть ряд предустановленных списков, одним из которых и является перечень дней недели. Чтобы их посмотреть, зайдите на вкладку «Данные» и найдите панель инструментов сортировки и фильтрации Excel. По кнопке «Сортировка» открывается окно выполнения операции по нескольким столбцам.

В поле «Порядок» выбираем элемент «Настраиваемый список». Из перечня выбираем дни недели и нажимаем ОК.

Упорядочивание по цвету и значкам

Еще одной удобной опцией выстраивания элементов ячейки по порядку является возможность их сортировки по цвету. При этом может использоваться цвет как заливки, так и шрифта текста. В таблице дел обозначим рабочие задачи оранжевым цветом, семейные дела – голубым, праздники – бежево-желтым. И выстроим их по типу.

Для этого заходим в настраиваемую сортировку. Кроме описанного выше способа, можно воспользоваться меню панели «Редактирование» вкладки «Главная». Выбираем из списка команд «Сортировка и фильтр» элемент «Настраиваемая сортировка».

Выбираем поле «Задача», тип «Цвет ячейки» и устанавливаем оранжевый цвет сверху. Чтобы домашние дела находились внизу списка, добавляем еще один уровень и для тех же параметров устанавливаем голубой цвет снизу.

Этот способ позволяет упорядочивать элементы таблицы и по значкам. Например, мы можем пометить отдельные задачи восклицательным знаком как важные и выводить их в начале списка.

Выше мы описали, как в Excel сделать сортировку данных разных типов, используя цвет ячеек и шрифта текста и пометки в строках. Надеемся, эта информация поможет вам в работе с программой.

Событие Worksheet_Change не реагирует на пересчет формул.

Если диапазоны, на которые ссылаются формулы, находятся далеко от таблицы (или на других листах) и их нельзя включить в проверяемый диапазон Target, можно использовать событие пересчета листа:

Private Sub Worksheet_Calculate() Application.EnableEvents = False .CurrentRegion.Sort , xlDescending, Header:=xlYes Application.EnableEvents = True End Sub

Application.EnableEvents - чтобы избежать зацикливания, на время сортировки отключаем события листа.

Сортировка будет происходить при пересчете формул. Чтобы пересчет происходил и при ручном изменении данных, в произвольную ячейку нужно добавить формулу с летучей функцией (летучая - пересчитывается при любом изменении на листе), например:

СЕГОДНЯ()

Недостаток данного решения - сортировка включается при любом изменении на листе.

Если пересчет формул происходит не часто, можно параллельно с Worksheet_Change использовать событие активации листа - Worksheet_Activate

Excel позволяет анализировать данные по разным параметрам. Встроенный элемент анализа – сортировка. Чтобы элемент сработал, информация должна быть представлена в виде списка, оформленного определенным способом.

Данные в таблице распределены по строкам и столбцам. В столбцах – однотипные значения. Числа, даты, текст. Но не вперемешку. Сортировка не будет работать при наличии пустых строк либо столбцов.

Сортировка данных в Excel

В Excel можно упорядочить списки:

по возрастанию;
по убыванию;
по заданным пользователем параметрам (по дням недели, месяцам и т.п.).

Отсортировать по возрастанию значит упорядочить данные:

от 0 до 9;
от А до Я;
от A до Z.

По убыванию – в обратном порядке.

Чтобы вызвать пользовательский порядок сортировки, необходимо выполнить следующую последовательность: «данные» - «сортировка» - «порядок» - «настраиваемый список». Появляется меню такого вида.

Как отсортировать данные в таблице Excel по столбцу?

У нас есть учебная таблица со списком работников и окладом:

Отсортируем оклад по убыванию, от большего к меньшему. Выделяем нужный столбец – правая кнопка мыши – опция сортировка – от максимального значения к минимальному значению – ввод:

Диапазон сортировки расширяется автоматически. Получается так:

Как в Excel отсортировать по возрастанию?

Выделяем столбец – правая кнопка мыши – в этот раз указываем: от минимального значения к максимальному значению.

Результат:

Как сортировать по алфавиту в Excel?

Выделяем столбец с фамилиями – правая кнопка мыши – выбираем: настраиваемая сортировка.

«Сортировать по» - выбираем имя столбца, значения которого нужно отсортировать по алфавиту. У нас – «ФИО». В сортировке выбираем, на какие параметры будет ориентироваться инструмент. Это может быть цвет ячейки, шрифта, значок ячейки. В нашем примере – «значения» (анализ значений в ячейке). «Порядок» - от А до Я либо от Я до А. Сделаем прямой порядок. Жмем ОК.

Результат сортировки по алфавиту:

Как сделать сортировку по дате в Excel?

Исходные данные:

Нам нужно отсортировать товар по дате поступления на склад.

Порядок действий:

Проверить, чтобы в столбце с датами был правильный формат («Дата»). Выделяем столбец и сортируем от старых дат к новым (от новых к старым).

Выбираем от «старых к новым». Значения списка располагают в хронологическом порядке.

Отсортировать данные в диапазоне можно по дням недели, по месяцам. Для этого в меню «Настраиваемая сортировка» выбираем «Настраиваемый список».

Сортируем данные по смыслу

Допустим, информацию в таблице нужно распределить по должностям, воинским званиям, сертификатам, клиентам и товарам в зависимости от их важности для конкретного предприятия и т.д. Для этих целей предназначены пользовательские списки, которые можно составлять самостоятельно.

В меню «Настраиваемый список» выбираем новый список. Формируем иерархию любых объектов. Разделителями могут быть запятые либо клавиша «Ввод».

Когда иерархические объекты внесены, нажимаем «Добавить».

А вот результат сортировки учебной таблицы по должностям:

Сортировка данных по нескольким столбцам

Если нужно отсортировать информацию по разным условиям в разных столбцах, используется меню «Настраиваемый список». Там есть кнопка «Добавить уровень».

Данные в таблице будут отсортированы по нескольким параметрам. В одном столбце, например, по возрастанию. В другом («затем по…») – по алфавиту и т.д. В результате диапазон будет сформирован так, как задано сложной сортировкой.

Уровни можно добавлять, удалять, копировать, менять местами посредством кнопок «Вверх»-«Вниз».

Это самые простые способы сортировки данных в таблицах. Можно для этих целей применять формулы. Для этих целей подходят встроенные инструменты «НАИМЕНЬШИЙ», «СТРОКА», СЧЕТЕСЛИ».

Сортировать данные в Excel умеют даже новички. Трудно не заметить сразу три кнопки на ленте.

Но иногда спрашивают, как отсортировать данные в таблице Excel по столбцам, по цвету и т.п. Все эти задачи легко решаются в Excel.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Сортировку строк в Excel можно осуществить по нескольким столбцам одновременно. В этом случае вначале происходит сортировка по первому указанному столбцу. Затем те строки, где ячейки в отсортированном столбце повторяются, сортируются по второму указанному столбцу и т.д. Таким образом, отчет о продажах можно упорядочить вначале по региону, затем в рамках каждого региона по менеджеру, затем в рамках одного региона и менеджера по группе товаров.

Выделив одну ячейку или всю таблицу, вызываем на ленте команду сортировки. Если нужно, ставим галочку Мои данные содержат заголовки и добавляем необходимое количество уровней.

Сортировка по собственному списку

Большинство пользователей знает, как отсортировать строки в Excel по алфавиту или возрастанию чисел. Но иногда нужно расставить строки в заданном порядке, который не обязательно соответствует алфавиту или возрастающей последовательности. Это может быть иерархия элементов, города и страны в удобной последовательности и т.п. В общем то, что имеет свою логику.

Самый простой (а, значит, достойный внимания) способ заключается в том, чтобы в столбце рядом проставить числа в соответствии с желаемыми порядком строк, а затем осуществить сортировку таблицы по этому столбцу.

Способ хорош, но требует создания дополнительного временного столбца. При частом повторении операции будет отнимать время. Если приходится сортировать одни и те же данные, то можно создать специальный список, на основе которого затем и произойдет сортировка. Это тот же список, который используется в .

Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки…

Здесь создаем вручную или импортируем список, отсортированный в нужном порядке.

Теперь в окне сортировки в поле Порядок нужно выбрать Настраиваемый список…

И в следующем окне указать нужный список.

Созданным списком можно пользоваться и в других файлах Excel.

Сортировка в Excel по цвету ячейки, шрифта, значку

В настройках сортировки также есть возможность использовать цвет ячейки, шрифта и значок (из ). Если для форматирования отдельных ячеек использовать заливку (например, для указания проблемных товаров или клиентов), то затем их легко вывести вверх таблицы с помощью сортировки.

Сортировка по столбцам

Сортировать в Excel можно и по столбцам. Для этого выделяем таблицу вместе с названиями столбцов. Затем в окне сортировки вначале нажимаем Параметры и ставим переключатель на столбцы диапазона .

Последующие настройки обычные: задаем строку (!) и порядок. Единственное, теперь нельзя использовать названия строк (по аналогии с названием столбцов), будут только номера.

Сортировка промежуточных итогов

В Excel есть такой инструмент, как Промежуточные итоги . Вкратце, он нужен для того, чтобы автоматически создавать промежуточные итоги под группой однородных по некоторому признаку ячеек.

Упорядочивание чисел

Сортировка чисел по возрастанию или убыванию - распространенная задача. Она помогает выстроить числовые параметры - количество товаров и клиентов, суммы продаж и доходов, и представить информацию в более наглядном виде. Сделаем в Excel сортировку этих данных.

Упорядочивание текста

Выполняем построение ячеек от А до Я, опять же указывая расширение диапазона операции.

Упорядочивание дат

Настраиваемые списки

В поле «Порядок» выбираем элемент «Настраиваемый список». Из перечня выбираем дни недели и нажимаем ОК.

Упорядочивание по цвету и значкам

Еще одной удобной опцией выстраивания элементов ячейки по порядку является возможность их сортировки по цвету. При этом может использоваться цвет как заливки, так и шрифта текста. В таблице дел обозначим рабочие задачи оранжевым цветом, семейные дела - голубым, праздники - бежево-желтым. И выстроим их по типу.